BLOG

您需要了解有关马来西亚公司秘书的事项

December 15, 2023

bp-ast

公司秘书的意思

在马来西亚,公司秘书是由公司董事会任命的人,以确保公司遵守所有相关的法律和法规。公司秘书负责维护公司的法定记录,准备和提交法律文件,并确保公司的会议和决议得到适当的记录和系统化。

除了这些法律责任外,公司秘书还可以就公司治理、合规和公司秘书实践等事项向董事会提供建议。他们还可以作为公司与股东、监管机构和其他利益相关者之间的联系人。总体而言,公司秘书在确保公司按照法律运作和保持良好的公司治理方面扮演着重要的角色。

公司秘书的职责

  • 公司治理。 公司秘书在确保公司遵守相关的所有法律和法规方面发挥着至关重要的作用,包括维护公司的注册表、制定和提交必要的文件,并确保公司的会议得到适当的实施。
  • 法定合规性。公司秘书负责确保公司遵守所有法定要求,包括维护公司的注册表,提交必要的表格和报告,并确保公司的账目和其他记录得到适当的维护。
  • 董事会支持。公司秘书为董事会提供支持,包括安排和准备董事会会议,准备会议记录,并在公司治理事项上提供建议。
  • 与监管机构联络。公司秘书负责与监管机构如:SSM、BURSA MALAYSIA、LHDN等保持良好的关系,以满足法律要求。

公司秘书的资格

以下专业机构的会员可以在《2016年公司法》第241条下,向SSM申请执业证书以担任公司秘书。

(i)马来西亚特许秘书和行政人员协会(MAICSA)
(ii)马来西亚会计师协会(MIA)
(iii)马来西亚律师公会(BC)
(iv)马来西亚公司秘书协会(MACS)
(v)马来西亚公认会计师协会(MICPA)
(vi)沙巴法律公会(SLA)
(vii)砂拉越律师公会(AAS)

SSM执照公司秘书名录

如何查询在SSM注册的认证公司秘书?

1.1. 访问SSM 网站以查证注册公司秘书名单,网址为https://www.ssm.com.my/Pages/Licensed_Secretary_Auditors/List-Registered-Secretaries.aspx
1.2. 请点击<<List of Registered Secretaries>>。
1.3. 您可以通过在搜索栏“Ctrl + F”中输入他们的姓名或注册号来搜索认证公司秘书。例如,姓名搜索:Lee Ray Men或SSM执业证书号201908002387。
1.4. 搜索结果将显示公司秘书的状态,包括他们的姓名、SSM执业证书和所在州属。

在雇请马来西亚公司秘书时要考虑的因素

  • 沟通技巧。公司秘书应具有出色的沟通技巧,并能够有效地与董事会、股东和其他利益相关者沟通。他们应该能够以清晰简洁的方式解释复杂的法律和监管问题。
  • 资格和经验。公司秘书应具有必要的资格和经验,以有效地执行职责。他们应该具有相关法规的知识,并能够向董事会提供合理的建议。

常见问题(FAQ)

1. 在马来西亚,董事可以兼任公司秘书吗?

《2016年公司法》并没有禁止董事兼任公司秘书的职位。但是,法案要求公司秘书必须具备履行职责的知识和能力,并且该任命必须得到董事会的批准。

2. 我们可以更换第一位任命的公司秘书吗?如何更换?

在马来西亚,更换第一位任命的公司秘书是可行的。更换公司秘书的流程包括以下几个步骤:

2.1. 辞退现任公司秘书:现任公司秘书必须先辞职。这可以通过向公司董事会提交辞职信来完成。
2.2. 委任新公司秘书:一旦现有的公司秘书辞职,公司董事会必须任命新的公司秘书。新公司秘书必须符合法律要求的资格,其任命必须得到董事会的批准。
2.3. 通知有关当局:一旦任命新的公司秘书,公司必须通知有关当局进行更改。这可以通过在更改后30天内向公司委员会提交适当的表格来完成。
2.4. 移交公司注册簿:现任公司秘书必须将所有法定记录和文件移交给新的公司秘书。这包括法定登记册、会议记录和任何其他相关文件。

3. 公司秘书被取消资格的原因

  • 罪行定罪:如果公司秘书被判犯有与欺诈、不诚实或涉及道德败坏的任何罪行,可能会导致取消合法的公司秘书资格。
  • 未能满足资格要求:根据《2016年公司法》,马来西亚的公司秘书需要满足某些资格要求。如果公司秘书未能满足这些要求,则可能会导致取消资格。
  • 破产:如果公司秘书破产或被宣布破产,则可能会导致取消资格。

 

Read More Articles

Pemotongan Nama Syarikat

June 6, 2025

bp-ast

Pemotongan Nama Syarikat Pemotongan nama syarikat di Malaysia merujuk kepada proses mengeluarkan nama syarikat dari pendaftaran syarikat, dengan objektif untuk membubarkan syarikat secara sah. Proses ini juga dikenali sebagai pembatalan pendaftaran. Proses pemotongan nama syarikat melibatkan beberapa langkah, termasuk notis awam tentang niat untuk membatalkan pendaftaran syarikat, tempoh menunggu untuk sebarang bantahan (jika ada) dan dilupus dari senarai SSM. Setelah pendaftaran syarikat dilupuskan, ia tidak lagi dianggap sebagai entiti undang-undang dan asetnya mungkin dirampas oleh kerajaan. Pemotongan Nama Syarikat VS Penggulungan Syarikat Pemotongan nama syarikat adalah proses yang lebih mudah dan kurang formal, tetapi ia mungkin mengakibatkan kehilangan aset syarikat kepada kerajaan. Penggulungan syarikat, di sisi lain, adalah proses yang lebih kompleks dan formal yang boleh melibatkan prosiding mahkamah, tetapi ia memberikan lebih banyak perlindungan kepada pemiutang dan pemegang saham syarikat. Walaupun pemotongan nama syarikat dan penggulungan syarikat kedua-duanya boleh mengakibatkan pembubaran syarikat, ia berbeza dalam proses dan implikasi undang-undang. Pemotongan Nama Syarikat Dengan mengeluarkan nama syarikat dari daftar SSM, memerlukan setiausaha syarikat untuk menghantar permohonan kepada SSM. Kriteria yang diperlukan untuk Pemotongan nama syarikat: Syarikat telah menghentikan operasi dan perniagaan. Majoriti pemegang saham bersetuju untuk berhenti. Jumlah aset dan liabiliti hampir sifar semasa permohonan untuk Strike Off. Semua akaun bank syarikat perlu ditutup. Menyelesaikan jumlah tertunggak dengan Agensi Kerajaan seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN), atau Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO). Membayar semua penalti atau kompaun (jika ada) kepada SSM, LHDN dan badan-badan kerajaan lain. Telah mengemaskini SSM dengan data terkini syarikat. Tidak mempunyai sebarang kes undang-undang yang aktif di dalam atau luar negara. Tiada caj yang disenaraikan di dalam Daftar Caj. Tidak memberikan keuntungan kepada pemegang saham. Bukan sebuah syarikat induk. Bukan sebuah syarikat penjamin.   Penyerahan Permohonan Penamatan Proses penyerahan permohonan pemotongan hendaklah dilakukan oleh penyedia perkhidmatan profesional seperti Setiausaha Syarikat. Penyedia perkhidmatan ini dapat membantu dalam penyediaan dan penyerahan dokumen yang diperlukan kepada SSM, badan pengawalseliaan yang bertanggungjawab dalam pendaftaran dan pematuhan syarikat. BP-AST adalah penyedia perkhidmatan yang lengkap, menawarkan perkhidmatan perakaunan, setiausaha, cukai, seminar dan perkhidmatan nasihat perniagaan, menjadikannya rakan kongsi yang sempurna bagi seorang usahawan. Berapa lama masa yang diperlukan untuk melaksanakan proses pemotongan nama syarikat di Malaysia? Tempoh yang diperlukan untuk mengambil tindakan pembubaran syarikat di Malaysia boleh berbeza-beza bergantung kepada faktor seperti kelengkapan permohonan dan sama ada sebarang bantahan dibangkitkan. Secara amnya, proses ini mengambil masa antara 6 hingga 12 bulan. Soalan Lazim (FAQ) Apa yang berlaku kepada aset dan liabiliti syarikat selepas ia dibatalkan pendaftarannya (pemotongan nama syarikat)? Setelah syarikat dihapuskan nama di Malaysia, sebarang aset atau liabiliti yang masih ada akan dilupuskan kepada kerajaan. Ini bermakna bahawa mana-mana pemiutang atau pemegang saham tidak akan dapat menuntut sebarang aset atau menuntut sebarang tindakan undang-undang terhadap syarikat tersebut. Apabila permohonan ditolak oleh SSM, apa yang akan berlaku? Jika permohonan pemotongan nama syarikat ditolak oleh SSM, syarikat perlu mencari nasihat profesional untuk menangani masalah tersebut dan memperbetulkan sebarang isu pematuhan atau undang-undang yang tertunggak. Syarikat mungkin perlu memberikan maklumat atau dokumen tambahan untuk menyokong permohonan pemotongan nama syarikat atau mengemukakan permohonan baru setelah isu-isu tersebut diselesaikan. Apabila permohonan dikaji terhadap maklumat perakaunan, apa yang akan berlaku? Jika permohonan pemotongan nama syarikat yang dikemukakan kepada SSM dipertanyakan mengenai maklumat perakaunan, ini bermakna SSM telah mengenalpasti beberapa percanggahan atau ketidakselarasan dalam penyata kewangan atau rekod perakaunan syarikat. Untuk menyelesaikan pertanyaan tersebut, syarikat boleh meminta akauntan berlesen untuk memeriksa dan mengemas kini maklumat perakaunan. Semasa pemprosesan pemotongan nama syarikat, adalah mungkin untuk menarik balik permohonan jika berubah fikiran. Ya, adalah dibenarkan bagi sebuah syarikat untuk menarik permohonan pemotongan nama semula jika mereka berubah fikiran semasa pemprosesan permohonan di Malaysia. Untuk menarik semula permohonan tersebut, syarikat perlu mengemukakan permohonan secara bertulis kepada SSM, dengan menyatakan alasan untuk penarikan semula dan perancangan syarikat untuk terus aktif. Setelah permintaan diterima dan diproses oleh SSM, syarikat akan diaktifkan semula dalam Pendaftaran Syarikat dan dapat meneruskan operasinya.   Untuk memastikan proses pemotongan nama syarikat yang lancar dan patuh, disarankan bagi syarikat untuk melibatkan satu Setiausaha Syarikat yang berkelayakan dan berpengalaman untuk membantu dalam proses tersebut. BP-AST menyediakan panduan tentang keperluan undang-undang, menyediakan dokumen dan keputusan yang diperlukan, berhubung dengan SSM, dan menguruskan sebarang pertanyaan atau isu yang mungkin timbul semasa proses tersebut.

What Is Form B, Form Be & Form P!?

May 30, 2025

bp-ast

Form B The income tax return for individual with business income (income other than employment income) The penalty imposed will be from RM200 to RM20,000 or imprisonment for not more than 6 months or both. The Form B can get at any branch of the IRBM or you may submit the Form B via e-filing. You are not allowed to submit income tax form for any year of assessment more than once. However, you are advised to send a letter of appeal (which states that a mistake has been made) and supporting documents to the IRBM branch which handles your income tax file.   Form Be Resident individual (live in Malaysia over 182 days) who does not carry on the business and only have the employment income. The penalty increased in tax of 10% of the total payment amount, under subsection 103(3) of the ITA 1967 shall be imposed.   Form P Form P in order to show all income earned and business expenses deducted by the partnership during the year. excluding limited liability partnerships Failure to furnish Form P on or before 30 June 2021 is an offence under paragraph 120(1)(d) of the Income Tax Act 1967 (ITA 1967)

What is Secretary Retainer Fee

May 23, 2025

bp-ast

  What is Secretary Retainer Fee Secretary Retainer Fee In Malaysia, secretary retainer fee is the fee that company secretary firm will charge for the basic company secretarial service provided, it could be on monthly, quarterly, semiannually or annually. Generally, this fee does not cover any services provided by your ‘s company secretary, except for maintaining compliance with the Companies Act 2016. In the secretarial field, we offer valuable incorporation packages and services. All essential services, including compliance advising will be provided. BP-AST is more to an advisory service: Advice the company and the board to compliance with statutory requirement. Provide advice on secretarial support service according to company situation. As an official liaison party for the company between government bodies, banker, lawyer, auditor, tax agent and other professional body.   Frequent Ask Question (FAQ) What is the difference between company secretary and In house secretary? Company secretary (CS) is an essential member of the company’s management, and it is a legal requirement that a secretary be appointed after the company’s incorporation. CS didn’t limit service for a company. A public CS could serve multiples company. But In house secretary purely provide service to a particular company as a secretarial department. Why choose a CS compare to In house secretary? Cost-effectiveness. Engaging a CS is often more cost-effective compared to hiring an In house secretary. This is because the company only needs to pay for the services rendered by the CS as and when required, whereas an In house secretary would require a monthly salary, benefits, and other employment related costs. What is important to have a CS? A CS is responsible for the efficient administration of a company. He or she needs to ensure compliance with the statutory and regulatory requirements and at the same time carries out duties or instructions made by the board of directors. A CS also acts as a mediator between shareholders and directors. Why appoint BP-AST as your CS? BP-AST is an all-in-one accounting firm offering professional accounting, taxation, company secretarial, seminar and business advisory services, making it the perfect partner for entrepreneurs. Through its exceptional market insight, BP-AST has helped many companies optimize their positioning and processes to become more competitive in the marketplace. Mr. Raymen Lee, the Principal Consultant and Director, is a Chartered Accountant Worldwide (CAW) and Master In Business Administration (MBA) holder who has provided many companies with the right solutions to take their business performance to the next level.