BLOG

您需要了解有关马来西亚公司秘书的事项

December 15, 2023

bp-ast

公司秘书的意思

在马来西亚,公司秘书是由公司董事会任命的人,以确保公司遵守所有相关的法律和法规。公司秘书负责维护公司的法定记录,准备和提交法律文件,并确保公司的会议和决议得到适当的记录和系统化。

除了这些法律责任外,公司秘书还可以就公司治理、合规和公司秘书实践等事项向董事会提供建议。他们还可以作为公司与股东、监管机构和其他利益相关者之间的联系人。总体而言,公司秘书在确保公司按照法律运作和保持良好的公司治理方面扮演着重要的角色。

公司秘书的职责

  • 公司治理。 公司秘书在确保公司遵守相关的所有法律和法规方面发挥着至关重要的作用,包括维护公司的注册表、制定和提交必要的文件,并确保公司的会议得到适当的实施。
  • 法定合规性。公司秘书负责确保公司遵守所有法定要求,包括维护公司的注册表,提交必要的表格和报告,并确保公司的账目和其他记录得到适当的维护。
  • 董事会支持。公司秘书为董事会提供支持,包括安排和准备董事会会议,准备会议记录,并在公司治理事项上提供建议。
  • 与监管机构联络。公司秘书负责与监管机构如:SSM、BURSA MALAYSIA、LHDN等保持良好的关系,以满足法律要求。

公司秘书的资格

以下专业机构的会员可以在《2016年公司法》第241条下,向SSM申请执业证书以担任公司秘书。

(i)马来西亚特许秘书和行政人员协会(MAICSA)
(ii)马来西亚会计师协会(MIA)
(iii)马来西亚律师公会(BC)
(iv)马来西亚公司秘书协会(MACS)
(v)马来西亚公认会计师协会(MICPA)
(vi)沙巴法律公会(SLA)
(vii)砂拉越律师公会(AAS)

SSM执照公司秘书名录

如何查询在SSM注册的认证公司秘书?

1.1. 访问SSM 网站以查证注册公司秘书名单,网址为https://www.ssm.com.my/Pages/Licensed_Secretary_Auditors/List-Registered-Secretaries.aspx
1.2. 请点击<<List of Registered Secretaries>>。
1.3. 您可以通过在搜索栏“Ctrl + F”中输入他们的姓名或注册号来搜索认证公司秘书。例如,姓名搜索:Lee Ray Men或SSM执业证书号201908002387。
1.4. 搜索结果将显示公司秘书的状态,包括他们的姓名、SSM执业证书和所在州属。

在雇请马来西亚公司秘书时要考虑的因素

  • 沟通技巧。公司秘书应具有出色的沟通技巧,并能够有效地与董事会、股东和其他利益相关者沟通。他们应该能够以清晰简洁的方式解释复杂的法律和监管问题。
  • 资格和经验。公司秘书应具有必要的资格和经验,以有效地执行职责。他们应该具有相关法规的知识,并能够向董事会提供合理的建议。

常见问题(FAQ)

1. 在马来西亚,董事可以兼任公司秘书吗?

《2016年公司法》并没有禁止董事兼任公司秘书的职位。但是,法案要求公司秘书必须具备履行职责的知识和能力,并且该任命必须得到董事会的批准。

2. 我们可以更换第一位任命的公司秘书吗?如何更换?

在马来西亚,更换第一位任命的公司秘书是可行的。更换公司秘书的流程包括以下几个步骤:

2.1. 辞退现任公司秘书:现任公司秘书必须先辞职。这可以通过向公司董事会提交辞职信来完成。
2.2. 委任新公司秘书:一旦现有的公司秘书辞职,公司董事会必须任命新的公司秘书。新公司秘书必须符合法律要求的资格,其任命必须得到董事会的批准。
2.3. 通知有关当局:一旦任命新的公司秘书,公司必须通知有关当局进行更改。这可以通过在更改后30天内向公司委员会提交适当的表格来完成。
2.4. 移交公司注册簿:现任公司秘书必须将所有法定记录和文件移交给新的公司秘书。这包括法定登记册、会议记录和任何其他相关文件。

3. 公司秘书被取消资格的原因

  • 罪行定罪:如果公司秘书被判犯有与欺诈、不诚实或涉及道德败坏的任何罪行,可能会导致取消合法的公司秘书资格。
  • 未能满足资格要求:根据《2016年公司法》,马来西亚的公司秘书需要满足某些资格要求。如果公司秘书未能满足这些要求,则可能会导致取消资格。
  • 破产:如果公司秘书破产或被宣布破产,则可能会导致取消资格。

 

Read More Articles

Annual Return (AR)

April 5, 2024

bp-ast

ANNUAL RETURN (AR) Under Section 68 of the Companies Act 2016, all incorporation of companies under Suruhanjaya Syarikat Malaysia are compulsory to lodge annual return.   OVERVIEW OF ANNUAL RETURN Annual Return (AR) is a summary of all company’s information such as business activities, business address, registered office, particulars of Board of Company (Director(s) and Shareholder(s), company secretary(ies) and shareholders with its shareholding details in the company.   OBJECTIVE OF ANNUAL RETURN By submitting Annual Return (AR), the stakeholders or investor of the Company aware that the company is doing operation at the anniversary or registered date for the year submitted. The information provided will usually assist the company’s stakeholders to form a general understanding about the company status and condition.   SUBMISSION OF ANNUAL RETURN Appointed licensed Company Secretary or Company’s Agent are responsible to lodge the annual documents to the Registrar through MBRS platform. In addition, Companies must submit Annual Return (AR) for each calendar year due within 30 days from the anniversary of its registration or incorporation date in Malaysia.   FINE FOR NON-COMPLIANCE Each Board of Company will be liable to a fine not exceeding RM 50,000. In the case of a continuing offence, a further fine not exceeding RM 1,000.00 for each day during which the offence continues after conviction. Under Section 549 of the Companies Act 2016, failure to lodge Annual Return (AR) for three or more consecutive years, the Registrar have authority to strike off the company registration.   REMINDER FOR ANNUAL RETURN (AR) DATE In BP Strategy Secretarial Sdn. Bhd., we will automatically remind our client on Annual Return (AR) due date. Our duty as Company Secretary to ensure that our client can have enough time to review and submit on time for company’s Annual Return (AR).

预扣税

March 29, 2024

bp-ast

什么是预扣税? 预扣税是指非居民(收款人)的收入由支方 (付款人)代扣并支付给马来西亚税务局的金额。 需扣除预扣税的付款 以下类型的付款在支付时需缴纳预扣税: 合同付款 利息 q版权 特殊收入类别: 技术质询,服务费,租凭或使用可移动资产 非税务居民的公众艺人的收入 在1967年所得税法令第4(f)项的收入   何时缴纳预扣税? 付款人必须在付款或贷记收款人后的一个月内缴纳预扣税。 未能缴纳预扣税的后果 还将征收滞纳金(滞纳金的10%)

雇员公积金(EPF)

March 22, 2024

bp-ast

什么是雇员公积金(EPF) 雇员公积金(EPF)是根据马来西亚法律(特别是《1991年员工公积金法案》(第452号法案))成立的社会保障机构,通过高效可靠地管理其成员的储蓄为其会员提供退休福利。雇主可以通过EPF轻松地履行他们对员工的法律和道德义务。 缴款是指公司往雇员的EPF账户缴纳一笔金额,这笔金额是使用员工的月薪,遵循雇员公积金设定的缴纳金额进行付款。对于收入或薪资低于RM5,000的工人,其缴纳比率为其每月工资的11%,而雇主的份额为13%。对于那些工资/薪资超过RM5,000的人,个人缴纳保持在11%,公司缴纳为12%。 缴款比率会根据马来西亚政策情况而变化,更多详细信息可以参考https://www.kwsp.gov.my/documents/20126/140690/Jadual+Ketiga+BI.pdf。 应缴纳雇员公积金(EPF)的人员 雇主有责任代表其员工缴纳EPF,无论员工是否受雇于服务合同或学徒合同,但不包括列于EPF法案1991年第一附表中的个人,其中包括: 兼职,临时和试用期员工。 从公司获得工资的董事。 无论是否在55岁或60岁后全额或部分退休,继续工作到75岁的雇员。 为联邦政府、州政府或任何法定机构或地方政府以外的雇主工作,并在根据《可养老员工和自愿退休提取法案》取出储蓄的雇员。 根据失能法案进行全额提款,随后恢复并以任何形式再次被雇用的员工。 最低年龄:就业年龄受《儿童和少年人(就业)法案1966》的约束。 最高年龄:75岁   支付薪金/工资以便缴纳雇员公积金(EPF) 无论是按月、按周、按日或其他基础约定支付的。根据雇佣或学徒合同应支付给员工的款项。以下是符合EPF缴纳资格的员工付款列表: 薪金 未使用的年假或病假的支付 奖金 津贴 佣金 奖励金 拖欠的工资 产假工资 学习假工资 半天假工资 其他根据服务合同或其他方式的付款   以下是不需要雇员公积金缴纳的付款清单: 服务费 加班费 恩惠金 退休福利 解雇、临时和停工终止福利 任何差旅津贴或差旅津贴的价值 终止雇佣通知的补偿金 董事费