Maksud setiausaha syarikat
Di Malaysia, setiausaha syarikat ialah orang yang dilantik oleh Lembaga pengarah syarikat untuk memastikan bahawa syarikat mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan. Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod berkanun syarikat, menyediakan dan memfailkan dokumen undang-undang, memastikan mesyuarat dan resolusi syarikat direkodkan dan didokumenkan dengan betul.
Tanggungjawab setiausaha syarikat
- Tadbir Urus Korporat. Setiausaha syarikat memainkan peranan penting dalam memastikan syarikat itu mematuhi semua keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tadbir urus korporat, termasuk mengekalkan daftar syarikat, penggubalan dan pemfailan dokumen yang perlu dan memastikan mesyuarat syarikat dijalankan dengan betul.
- Pematuhan Berkanun. Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk memastikan syarikat mematuhinya semua keperluan berkanun, termasuk menyelenggara daftar syarikat, mengemukakan borang dan penyata yang diperlukan, dan memastikan bahawa akaun syarikat dan lain-lain rekod diselenggara dengan baik.
- Sokongan terhadap Lembaga Syarikat. Setiausaha syarikat menyediakan sokongan kepada lembaga pengarah, termasuk penjadualan dan mengadakan untuk mesyuarat lembaga, menyediakan minit mesyuarat, dan menyediakan nasihat mengenai perkara tadbir urus korporat.
- Hubungan dengan pihak berkuasa kawal selia. Setiausaha syarikat bertanggungjawab menjaga kebaikan hubungan dengan pihak berkuasa kawal selia, seperti Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), Bursa Malaysia, LHDN dan lain-lain seperti yang dikehendaki oleh undang-undang.
Kelayakan setiausaha syarikat
Keahlian senarai badan profesional di bawah adalah layak untuk bertindak seperti yang dinamakan setiausaha syarikat apabila memohon kepada SSM untuk Sijil Amalan di bawah Seksyen 241 Akta Syarikat 2016.
I. Institut Setiausaha dan Pentadbir Bertauliah Malaysia (MAICSA)
II. Institut Akauntan Malaysia (MIA)
III. Bar Council Malaysia (BC)
IV. Persatuan Setiausaha Syarikat Malaysia (MACS)
V. Institut Akauntan Awam Bertauliah Malaysia (MICPA)
VI. Persatuan Undang-Undang Sabah (SLA)
VII. Persatuan Peguam Sarawak (AAS)
Direktori SSM setiausaha syarikat Berlesen
1. Bagaimana untuk menyemak setiausaha syarikat bertauliah yang berdaftar dengan SSM?
1.1. Layari laman web SSM Senarai Setiausaha Berdaftar di https://www.ssm.com.my/Pages/Licensed_Secretary_Auditors/List-RegisteredSecretaries.aspx.
1.2. Sila klik << Senarai Setiausaha Berdaftar >>
1.3. Anda boleh mencari setiausaha syarikat yang diperakui dengan memasukkan nama atau nombor pendaftaran mereka dalam bar carian “Control + F”. Contoh carian nama: Lee Ray Men atau SSM No Sijil Amalan 201908002387.
1.4. Hasil carian akan memaparkan status setiausaha syarikat, termasuk nama mereka, SSM Sijil Amalan, dan Negeri.
Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Apabila Mengambil CS Di Malaysia
- Kemahiran berkomunikasi. CS seharusnya mempunyai kemahiran komunikasi yang cemerlang dan berkebolehan untuk berkomunikasi secara berkesan dengan lembaga pengarah, pemegang saham, dan lain lain pihak berkepentingan. Mereka seharusnya dapat menjelaskan isu undang-undang dan peraturan yang kompleks dalam cara yang jelas dan ringkas.
- Kelayakan dan pengalaman. CS harus mempunyai kelayakan yang diperlukan dan pengalaman untuk menjalankan tugas peranan dengan berkesan. Mereka sepatutnya mempunyai pengetahuan perundangan dan peraturan yang berkaitan dan harus dapat memberikan nasihat yang baik kepada lembaga pengarah.
Soalan Lazim (FAQ)
1. Bolehkah seorang Pengarah menjadi setiausaha syarikat di Malaysia?
Akta Syarikat 2016 tidak melarang seseorang pengarah untuk turut memegang jawatan tersebut daripada CS. Walau bagaimanapun, Akta memerlukan CS mesti mempunyai pengetahuan dan keupayaan untuk melaksanakan tugas mereka, dan pelantikan itu mesti diluluskan oleh Lembaga pengarah.
2. Bolehkah kami menukar setiausaha syarikat pertama yang dilantik? Dan bagaimana?
Boleh tukar setiausaha syarikat pertama yang dilantik di Malaysia. Proses untuk berubah setiausaha syarikat melibatkan beberapa langkah, seperti berikut:
- Perletakan jawatan setiausaha syarikat sedia ada hendaklah terlebih dahulu meletakkan jawatan. Ini boleh dilakukan dengan mengemukakan surat peletakan jawatan kepada Ahli lembaga pengarah syarikat
- Pelantikan setiausaha syarikat baharu. Apabila setiausaha syarikat sedia ada telah meletak jawatan, Ahli Lembaga pengarah mesti melantik setiausaha syarikat baharu. Setiausaha syarikat baharu mesti memenuhi kelayakan dikehendaki oleh undang-undang, dan pelantikan mereka mesti diluluskan oleh Lembaga pengarah.
- Pemakluman kepada pihak berkuasa. Sebaik sahaja setiausaha syarikat baru dilantik, syarikat itu mesti memberitahu pihak berkuasa berkaitan tentang perubahan itu. Ini boleh dilakukan dengan menghantar borang yang sesuai kepada SSM dalam tempoh 30 hari selepas pertukaran.
- Penyerahan rekod. Setiausaha syarikat yang akan keluar mesti menyerahkan semua rekod berkanun dan dokumen kepada setiausaha syarikat baharu. Ini termasuk daftar berkanun, minit mesyuarat, dan sebarang dokumentasi lain yang berkaitan.
3. Hilang kelayakan setiausaha syarikat
- Sabit kesalahan. Jika CS disabitkan dengan kesalahan yang berkaitan dengan penipuan, ketidakjujuran, atau sebarang kesalahan lain yang melibatkan keburukan moral, ia boleh mengakibatkan hilang kelayakan.
- Kegagalan memenuhi syarat kelayakan. CS di Malaysia dikehendaki bertemu syarat kelayakan tertentu mengikut Akta Syarikat 2016. Jika CS gagal memenuhi kelayakan ini, ia boleh mengakibatkan kehilangan kelayakan.
- Kebankrapan Jika CS menjadi muflis atau diisytiharkan muflis, ia boleh mengakibatkan hilang kelayakan.
