BLOG

Perkara yang perlu tahu untuk setiausaha syarikat (CS) di Malaysia

December 29, 2023

bp-ast

Maksud setiausaha syarikat

Di Malaysia, setiausaha syarikat ialah orang yang dilantik oleh Lembaga pengarah syarikat untuk memastikan bahawa syarikat mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan. Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod berkanun syarikat, menyediakan dan memfailkan dokumen undang-undang, memastikan mesyuarat dan resolusi syarikat direkodkan dan didokumenkan dengan betul.

Tanggungjawab setiausaha syarikat

  • Tadbir Urus Korporat. Setiausaha syarikat memainkan peranan penting dalam memastikan syarikat itu mematuhi semua keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tadbir urus korporat, termasuk mengekalkan daftar syarikat, penggubalan dan pemfailan dokumen yang perlu dan memastikan mesyuarat syarikat dijalankan dengan betul.
  • Pematuhan Berkanun. Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk memastikan syarikat mematuhinya semua keperluan berkanun, termasuk menyelenggara daftar syarikat, mengemukakan borang dan penyata yang diperlukan, dan memastikan bahawa akaun syarikat dan lain-lain rekod diselenggara dengan baik.
  • Sokongan terhadap Lembaga Syarikat. Setiausaha syarikat menyediakan sokongan kepada lembaga pengarah, termasuk penjadualan dan mengadakan untuk mesyuarat lembaga, menyediakan minit mesyuarat, dan menyediakan nasihat mengenai perkara tadbir urus korporat.
  • Hubungan dengan pihak berkuasa kawal selia. Setiausaha syarikat bertanggungjawab menjaga kebaikan hubungan dengan pihak berkuasa kawal selia, seperti Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), Bursa Malaysia, LHDN dan lain-lain seperti yang dikehendaki oleh undang-undang.

 

Kelayakan setiausaha syarikat

Keahlian senarai badan profesional di bawah adalah layak untuk bertindak seperti yang dinamakan setiausaha syarikat apabila memohon kepada SSM untuk Sijil Amalan di bawah Seksyen 241 Akta Syarikat 2016.

I. Institut Setiausaha dan Pentadbir Bertauliah Malaysia (MAICSA)
II. Institut Akauntan Malaysia (MIA)
III. Bar Council Malaysia (BC)
IV. Persatuan Setiausaha Syarikat Malaysia (MACS)
V. Institut Akauntan Awam Bertauliah Malaysia (MICPA)
VI. Persatuan Undang-Undang Sabah (SLA)
VII. Persatuan Peguam Sarawak (AAS)

Direktori SSM setiausaha syarikat Berlesen

1. Bagaimana untuk menyemak setiausaha syarikat bertauliah yang berdaftar dengan SSM?

1.1. Layari laman web SSM Senarai Setiausaha Berdaftar di https://www.ssm.com.my/Pages/Licensed_Secretary_Auditors/List-RegisteredSecretaries.aspx.
1.2. Sila klik << Senarai Setiausaha Berdaftar >>
1.3. Anda boleh mencari setiausaha syarikat yang diperakui dengan memasukkan nama atau nombor pendaftaran mereka dalam bar carian “Control + F”. Contoh carian nama: Lee Ray Men atau SSM No Sijil Amalan 201908002387.
1.4. Hasil carian akan memaparkan status setiausaha syarikat, termasuk nama mereka, SSM Sijil Amalan, dan Negeri.

Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Apabila Mengambil CS Di Malaysia

  • Kemahiran berkomunikasi. CS seharusnya mempunyai kemahiran komunikasi yang cemerlang dan berkebolehan untuk berkomunikasi secara berkesan dengan lembaga pengarah, pemegang saham, dan lain lain pihak berkepentingan. Mereka seharusnya dapat menjelaskan isu undang-undang dan peraturan yang kompleks dalam cara yang jelas dan ringkas.
  • Kelayakan dan pengalaman. CS harus mempunyai kelayakan yang diperlukan dan pengalaman untuk menjalankan tugas peranan dengan berkesan. Mereka sepatutnya mempunyai pengetahuan perundangan dan peraturan yang berkaitan dan harus dapat memberikan nasihat yang baik kepada lembaga pengarah.

Soalan Lazim (FAQ)

1. Bolehkah seorang Pengarah menjadi setiausaha syarikat di Malaysia?

Akta Syarikat 2016 tidak melarang seseorang pengarah untuk turut memegang jawatan tersebut daripada CS. Walau bagaimanapun, Akta memerlukan CS mesti mempunyai pengetahuan dan keupayaan untuk melaksanakan tugas mereka, dan pelantikan itu mesti diluluskan oleh Lembaga pengarah.

2. Bolehkah kami menukar setiausaha syarikat pertama yang dilantik? Dan bagaimana?

Boleh tukar setiausaha syarikat pertama yang dilantik di Malaysia. Proses untuk berubah setiausaha syarikat melibatkan beberapa langkah, seperti berikut:

  • Perletakan jawatan setiausaha syarikat sedia ada hendaklah terlebih dahulu meletakkan jawatan. Ini boleh dilakukan dengan mengemukakan surat peletakan jawatan kepada Ahli lembaga pengarah syarikat
  • Pelantikan setiausaha syarikat baharu. Apabila setiausaha syarikat sedia ada telah meletak jawatan, Ahli Lembaga pengarah mesti melantik setiausaha syarikat baharu. Setiausaha syarikat baharu mesti memenuhi kelayakan dikehendaki oleh undang-undang, dan pelantikan mereka mesti diluluskan oleh Lembaga pengarah.
  • Pemakluman kepada pihak berkuasa. Sebaik sahaja setiausaha syarikat baru dilantik, syarikat itu mesti memberitahu pihak berkuasa berkaitan tentang perubahan itu. Ini boleh dilakukan dengan menghantar borang yang sesuai kepada SSM dalam tempoh 30 hari selepas pertukaran.
  • Penyerahan rekod. Setiausaha syarikat yang akan keluar mesti menyerahkan semua rekod berkanun dan dokumen kepada setiausaha syarikat baharu. Ini termasuk daftar berkanun, minit mesyuarat, dan sebarang dokumentasi lain yang berkaitan.

 

3. Hilang kelayakan setiausaha syarikat

  • Sabit kesalahan. Jika CS disabitkan dengan kesalahan yang berkaitan dengan penipuan, ketidakjujuran, atau sebarang kesalahan lain yang melibatkan keburukan moral, ia boleh mengakibatkan hilang kelayakan.
  • Kegagalan memenuhi syarat kelayakan. CS di Malaysia dikehendaki bertemu syarat kelayakan tertentu mengikut Akta Syarikat 2016. Jika CS gagal memenuhi kelayakan ini, ia boleh mengakibatkan kehilangan kelayakan.
  • Kebankrapan Jika CS menjadi muflis atau diisytiharkan muflis, ia boleh mengakibatkan hilang kelayakan.

Read More Articles

秘书费

January 10, 2025

bp-ast

秘书费 在马来西亚,秘书费是秘书公司为提供基本公司秘书服务而收取的费用,可以是每月、每季度、半年或每年一次。 在秘书领域,我们提供有价值的注册公司配套和秘书服务。所有必要的服务,包括合规性咨询,都将提供。 BP-AST更多的是提供咨询服务: 建议公司和董事会遵守法定要求。 根据公司情况提供秘书支持服务的建议。 作为公司与政府机构、银行、律师、审计师、税务代理和其他专业机构之间的官方联络方。   常问问题(FAQ) 1. 公司秘书和内部秘书有什么区别? 公司秘书是公司管理团队的重要成员,公司成立后必须任命一名秘书。公司秘书不仅限于为一家公司提供服务。公司秘书还可以为多个公司提供服务。但内部秘书纯粹为一家特定公司提供秘书服务。 2. 为什么选择公共公司秘书比选择内部秘书更好? 成本效益。与聘请内部秘书相比,聘请公共公司秘书通常更具成本效益。这是因为公司只需根据需要支付公共公司秘书提供的服务费用,而内部秘书需要每月支付薪资、福利和其他与雇用相关的成本。 3. 拥有公司秘书的重要性是什么? 公司秘书负责公司的高效管理。他或她需要确保遵守法定和监管要求,并同时执行董事会的职责或指示。公司秘书还充当股东和董事之间的调解者。 4. 为什么任命BP-AST作为公司秘书? BP-AST是一家全方位的会计事务所,提供专业的会计、税务、公司秘书、研讨会和商业咨询服务,是企业家的理想合作伙伴。通过其卓越的市场洞察力,BP-AST已经帮助许多公司优化其定位和流程,以在市场上更具竞争力。主要咨询师兼总监 Raymen Lee 更是拥有丰厚资历,除了身为全球特许会计师,还是工商管理硕士的持有者,以专业的分析能力提供许多企业对症下药的方案,成功将业务表现推到更高的一层楼。

SHARES

January 3, 2025

bp-ast

SHARES What is Shares ? A share is referred to as a unit of ownership which represents an equal proportion of a company’s capital. A share entitles the shareholders to an equal claim on profit and losses of the company   Types of Share Preference share capital Equity share Capital   Why Shares are issued by a Company ? Issuing shares in share market can provide the following advantages: New finances Market valuation for the company A mechanism for an investor to trade shares   Why Invest in Shares When an investor invests money in the stock market, it has the potential to grow rather than keeping money in a savings account. There are two ways through which you can make money from shares i.e. capital gains and income.        

What is Secretary Retainer Fee

December 27, 2024

bp-ast

What is Secretary Retainer Fee Secretary Retainer Fee In Malaysia, secretary retainer fee is the fee that company secretary firm will charge for the basic company secretarial service provided, it could be on monthly, quarterly, semiannually or annually. Generally, this fee does not cover any services provided by your ‘s company secretary, except for maintaining compliance with the Companies Act 2016. In the secretarial field, we offer valuable incorporation packages and services. All essential services, including compliance advising will be provided. BP-AST is more to an advisory service: Advice the company and the board to compliance with statutory requirement. Provide advice on secretarial support service according to company situation. As an official liaison party for the company between government bodies, banker, lawyer, auditor, tax agent and other professional body.   Frequent Ask Question (FAQ) What is the difference between company secretary and In house secretary? Company secretary (CS) is an essential member of the company’s management, and it is a legal requirement that a secretary be appointed after the company’s incorporation. CS didn’t limit service for a company. A public CS could serve multiples company. But In house secretary purely provide service to a particular company as a secretarial department. Why choose a CS compare to In house secretary? Cost-effectiveness. Engaging a CS is often more cost-effective compared to hiring an In house secretary. This is because the company only needs to pay for the services rendered by the CS as and when required, whereas an In house secretary would require a monthly salary, benefits, and other employment related costs. What is important to have a CS? A CS is responsible for the efficient administration of a company. He or she needs to ensure compliance with the statutory and regulatory requirements and at the same time carries out duties or instructions made by the board of directors. A CS also acts as a mediator between shareholders and directors. Why appoint BP-AST as your CS? BP-AST is an all-in-one accounting firm offering professional accounting, taxation, company secretarial, seminar and business advisory services, making it the perfect partner for entrepreneurs. Through its exceptional market insight, BP-AST has helped many companies optimize their positioning and processes to become more competitive in the marketplace. Mr. Raymen Lee, the Principal Consultant and Director, is a Chartered Accountant Worldwide (CAW) and Master In Business Administration (MBA) holder who has provided many companies with the right solutions to take their business performance to the next level.